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Importance of Meetings on same level in distributed Teams

While sharing customer experiences about distributed scrum a very simple action came up, that could have big impact to team culture and satisfaction. Last week we made a workshop with one of our team sourcing customers, that has it's own nearshore team at youngculture as workbench extension of his local developement team. While discussion with customer about they're implementation of a distributed scrum we noticed one simple action I'd like to share with you.

Usually meetings, e.g. daily standup, were done using video conferencing. Therefor each part of team moves to it's meeting room. So far so good.

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In this case scrum master was part of local part of scrum team. So local team was talking and talking and often after a while they realized, that delocated part of scrum team was recently disconnected because of network issue. This sounds now nothing special, this happened to everybody of us in the past.

However, customer had afterwards internal discussions about this from another perspective. How this meeting passed off until this moment from point of view of delocated part of team?-The local part of team put themselfs in place of delocated team members and decided together the following action.

From now on scrum master was in any meetings added remotely too. In my opinion they reached with this very simple action, that  both parts of team are handled at same level. Doing so local part of team accepted delocated part of team as full-fledged team members!

To be honest I never looked at this from this perspective, but I will give this higher priority in the future for sure.

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Distributed Scrum 1 - Planning Poker in virtuellen Teams

Bei verteilten Scrum Teams bzw. einem #DistributedScrum oder #ScrumOfScrum kam schnell die Frage auf wie ein #PlanningPoker durchgeführt werden kann?-Wie so oft war für uns die Einfachste die Beste Lösung.
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Das Wichtigste im Planning Poker, auch um Beeinflussungen zu verhindern, ist das zeitgleiche Schätzen. Bei verteilten Teams gestaltet sich dies schwierig. Wir hatten zuerst Tools recherchiert, u.a.:
  • Jira Plugins, siehe https://marketplace.atlassian.com/search?q=planning+poker
  • Webtools, bspw. http://www.planningpoker.com
  • Apps, u.a. https://play.google.com/store/apps/details?id=com.pxr.planningpoker
Doch was uns aufgrund der Einfachheit überzeugt hat, bzw. sich bewährt hat, ist das Schätzen via Google Spreadsheet. Hierfür hatten wir ein Sheet wie folgt aufgesetzt (bitte kopiert dieses, falls ihr es nutzen wollt):
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Dabei ist das Vorgehen analog zu normalem Planning Poker. Zuerst wird die Story vorgestellt, hierfür wird im Spreadsheet die entsprechende ID eingetragen. Dann tragen alle ihre persönliche Schätzung ein und auf Kommando wird gemeinsam mit ENTER quittiert. Über farbliche Formatierung lassen sich noch analoge Schätzungen visualisieren und sofort sind die minimalen bzw. maximalen Schätzungen ersichtlich. Die dann wie gewohnt im Team besprochen werden.

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Scrum - Ein umdenken im Sales Prozess 3, Kooperationsmodell "Money for nothing"

Bei Vertragsverhandlungen bezüglich Buchung eines Scrum Teams hatte @JeffSutherland @Scrum Master Certification Course Zurich einen etwas radikaleren Ansatz, wie Scrum verkauft werden könnte, vorgestellt. Gemäss Jeff ist dies nur mit erfahrenen Scrum Teams eine Option.
Im Kooperationsmodell "Money for nothing" bucht der Kunde nicht bloss über einen definierten Zeitpunkt ein Scrum Team, sondern hat auch die Möglichkeit dieses bei Zielerreichung zu stoppen bzw. zurück zu geben. Konkret bucht der Kunde bspw. für 10 Sprints ein Scrum Team à 3 Personen. Daraus resultieren Fixkosten pro Sprint von beispielsweise CHF 100'000.- bzw. über CHF 1Mio. für 10 Sprints.
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Da der PO/Kunde die Umsetzung hinsichtlich Features mit höchstem Business Value steuert ist bspw. nach 5 Sprints 80% des Business Values erreicht und der Kunde entscheidet sich die Umsetzung zu stoppen. Der Kooperationsvertrag sieht nun vor, nicht die restlichen 5 Sprints à CH 100'000.-, sondern dem Lieferanten nur ein zu definierenden "Penalty" für den Arbeitsausfall bspw. 30% also CHF 150'000.- zu bezahlen.
Dieses Vorgehen kann in zeitlich beschränkten Projekten eine win-win Situation für Kunde und Lieferant sein. Da der Kunde weniger bezahlt als für alle 10 Sprints bezahlen würde aber eigentlich nicht mehr Funktionalität benötigt. Andererseits für den Lieferanten, der das Scrum Team stellt, der einen Teil des Umsatzausfalls vergütet kriegt.

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Was macht ein erfolgreiches Scrum Team aus?

Wie in klassischen Projektmethodiken bspw. nach Wasserfall basiert  der Erfolg von agilen Projekten v.a. auch auf der richtigen Zusammenstellung des Scrum Teams. Gerade wenn man das erste Projekt mit Scrum durchführt können folgende Erfahrungen hilfreich sein.
Typischerweise ist man beim Setup eines Scrum Projektes, v.a. wenn es sich allenfalls um das Erste handelt, meist mit  den Artefakten von Scrum beschäftigt und wie diese in Kooperation mit dem Kunden implementiert werden sollen. Beispielsweise wie ist das Testing in den Entwicklungsprozess einzupassen, oder Stories zu komponieren, etc. Dabei geht häufig vergessen, dass der Erfolgt von Scrum nicht nur in der Methodik zu suchen ist, sondern meines erachtens auch mit grossem Anteil auf den Paradigmenwechsel zurückzuführen ist. Nachfolgend nochmals eine Zusammenfassung wichtiger Prinzipien & Werte von Scrum:
  • Team-Spirit: Das Team steht im Zentrum, Scrum setzt auf Selbstorganisation und Stärkung der Übernahme von Verantwortung durch alle Team Mitglieder
  • Transparenz & Vertrauen: Die Grundlage für die enge Zusammenarbeit zwischen Team und Kunde bildet die gegenseitige Transparenz bzw. das Vertrauen
  • Kunde & -Bedürfnisse im Fokus: Das Team geht auf den Kunden ein und macht technische Objekte für den Kunden verständlich (User Stories) bzw. präsentiert diese in der Sprache des Kunden
  • Agile == Evolution: Sowohl auf der technischen Ebene, als auch auf den Kooperationsprozess bezogen bittet Scrum Hand sich kontinuierlich zu Verbessern
  • Dinge abschliessen: Es wird erst mit Neuem gestartet wenn Offenes, im Sinne von Done, abgeschlossen ist.
  • Geschäftswert maximieren: Der Business Case bzw. Kundennutzen steht im Zentrum von Scrum und wird entsprechend in der Priorisierung mit dem Kunden mitberücksichtigt
Scrum stärkt über diese Prinzipien das Team und dessen Selbstverantwortung und bezieht den Kunden näher in den Entwicklungsprozess mit ein. Die kurzen Zyklen machen den Scope überschaubar und reduzieren die Risiken. Diese Prinzipien verteilen die Rollen von Grund auf neu und erfordern entsprechend passende Charakteristiken der Teammitglieder mit komplementären Kompetenzen. Nachfolgend möchte ich auf die aus meiner Sicht wichtigsten Charaktereigenschaften der verschiedenen Rollen von Scrum hinweisen:
Stakeholders (SH)
Sprechen das Budget und setzen das Vertrauen in den agilen Prozess bei zum Teil noch ungenauen Lieferobjekten. Im Wissen, ein funktionstüchtiges Produkt mit dem maximierten Businessnutzen zu erhalten. Dabei gewähren Sie entsprechende Entscheidungskompetenzen insbesondere an den Product Owner.
Product Owner (PO)
In enger Zusammenarbeit mit dem Business steuert er voraus schauend die agile Entwicklung und das Scrum Team. Dabei stellt er den Business Nutzen in den Vordergrund und hat idealer Weise sowohl einen  technischen, sicher aber einen fachlichen Hintergrund. Er ist ein ausgewiesener Team Player, der die Vorschläge des Teams annimmt und Team Entscheide mitträgt.
Scrum Master (SM)
Hat praktische Erfahrung in der Anwendung von Scrum und im Coaching von -Teams. Er ist im Team als Prozess Owner akzeptiert und stellt die "richtige" Implementation von Scrum und somit auch die die Performance/Velocity des Teams sicher. Der SM fungiert dabei als vollständiges Team Mitglied und ist nicht zwingend dessen Team Leader.
Team Members (TM)
Die TM ergänzen sich komplementär sowohl durch ihre Erfahrung (Junior - Senior Level) als auch durch ihre technischen Fähigkeiten (Entwickler, Fester, IT-Support, Architekt, etc). Sie zeichnen sich durch ihren ausgeprägten Kundenfokus und die proaktive, jederzeit transparente Kooperation aus. Alle TM sind gierig Neues von anderen Mitgliedern zu lernen um als Team sich stetig weiter zu entwickeln.
Wird nur eine Rolle unpassend besetzt kann dies bereits den Projekterfolg gefährden. Dabei muss sich das Scrum Team in den Retrospektive Meetings auch jeweils selbst hinterfragen und den Mut aufbringen allfällige "Fehlbesetzungen" zu korrigieren.
Ist das Team zudem multikulturellen Mitgliedern muss dies noch speziell berücksichtigt werden, da diese Komponente das Verständnis der Zusammenarbeit noch weiter hemmen, oder zumindest die Ramp-up-Phase verlängern kann.
Viel Spass bei der Teamzusammenstellung!

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